Opracowywanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych

W ramach naszych usług zajmujemy się opracowywaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt. Tworzymy instrukcje kancelaryjne, które w szczegółowy sposób określają zasady oraz tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w danej jednostce oraz instrukcje archiwalne, które organizują działanie archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Co zawiera instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna pozwala na usprawnienie obiegu dokumentów i ujednolicenie zasad pracy z dokumentacją. Zawiera m.in.:

• zasady obiegu dokumentów,
• czynności w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
• tryb rejestracji i znakowania pism,
• tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa/instytucji,
• tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
• zasady podpisywania pism,
• formy załatwiania spraw,
• zasady przechowywania akt bieżących,
• zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii,
• zasady przekazywania akt do archiwum lub składnicy akt.

Kto powinien stosować instrukcję kancelaryjną?

Obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej spoczywa na wszystkich organach państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne. Co ważne, prywatne przedsiębiorstwa nie mają obowiązku stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednak mogą ją stworzyć na potrzeby własnej działalności.